PR- und Online-Agenturen haben eines gemeinsam: Sie verwalten Kundenkontakte und es ist geradezu von herausragender Bedeutung, dass jeder Kunde sich in einer persönlichen Betreuung erlebt und Fehler sowie Fehlinformationen ausgeschlossen werden. Somit ist es ebenso für eine Pressearbeit Agentur wie auch für eine Künstleragentur wichtig, sich auf mindestens zwei Säulen der technisch installierten Kommunikationselektronik verlassen zu können.
Die Rede ist einerseits von einem gut operierenden CRM System und andererseits von einer ortsunabhängig operierenden VoIP-Struktur. Ein CRM System nun arbeitet mit Software und kann von PCs aller Art, somit auch von Laptops operiert werden – hierbei handelt es sich nämlich um eine computergesteuerte Struktur, welche es jedem Mitarbeiter ermöglicht, einen zentralen Zugriff auf vorher getätigte Kundenkommunikationen zu tätigen. Unerheblich bei welchem Mitarbeiter sich nun welcher Kunde bezogen auf welche vorher durchgeführten Vereinbarungen meldet – basierend auf CRM Software ist es durch eine vereinheitlichte optische Form möglich, keine Missverständnisse aufkommen zu lassen.
Die zweite, auch für eine Pressearbeit Agentur wichtige Kommunikationsgrundlage ist das erwähnte VoIP-System. Dies gilt vor allem für die Mitarbeiter, die möglicherweise auch in Büros weltweit arbeiten. VoIP-Telefonie funktioniert bereits mit Kopfhörern und einem Laptop – dennoch sind ebenfalls Mobiltelefone hierfür einsetzbar (so kann man ohne Mehrkosten zwischen Kontinenten hin- und hertelefonieren, weil eine Firmenleitung geschaltet ist). Ebenfalls natürlich können ältere Telefone, die ursprünglich noch auf ISDN-Basis funktionierten, jetzt auch für VoIP eingesetzt werden. Per kleinem Bildschirm lassen sich Telefonbucheinträge ansteuern und sogar auch Telefonnummern über die Internet-Auskunft abfragen (und direkt anwählen).
Zusammenfassend nun lässt sich also für den technischen Bedarf in Agenturen der Schwerpunkt auf Kommunikationselektronik legen, die wenig kostet und nicht über minutengetaktete Telefongebühren abgerechnet wird. Des weiteren kann hier unterschieden werden über den Bedarf im Innen- oder Außendienst: Während im Außendienst kleinere Mobilfunkgeräte dominieren (also auch Netbooks etc.), mit welchen die Kontakte über die Welt aufrecht erhalten werden, sind im Innendienstbereich Telefoncomputer wichtig bleiben.
